Ai sensi dell'art. 127 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42 e successive modificazioni) il privato proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo di archivi, biblioteche, libri o di singoli documenti dichiarati di interesse culturale o di interesse storico particolarmente importante ha l'obbligo di permettere la consultazione dei materiali allo studioso che ne faccia motivata richiesta tramite il competente Soprintendente. Le modalità di consultazione sono concordate tra lo stesso privato e il Soprintendente archivistico e bibliografico.
Per avere maggiori informazioni sugli gli archivi e le biblioteche privati vigilate dalla Soprintendenza, si veda la pagina dedicata Dichiarazione di interesse storico.
La procedura per la consultazione
Coloro che che desiderino consultare documenti conservati negli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante possono fare domanda di autorizzazione alla consultazione trasmettendo l'apposito modulo di richiesta di consultazione compilato direttamente in formato PDF all'indirizzo di posta elettronica:
NB: alla richiesta deve essere allegata la copia fotostatica (fronte e retro) del documento di identità indicato nella domanda.
La domanda di autorizzazione va compilata in ogni sua parte pena il rigetto della richiesta di consultazione. L'eventuale richiesta di integrazione di dati mancanti interrompe i termini del procedimento.
Entro 30 giorni dal ricevimento dell'istanza di consultazione, il Soprintendente archivistico invia una comunicazione al privato proprietario, possessore o detentore contenente la descrizione dei documenti richiesti e l'oggetto della ricerca, con l'invito a consentirne la consultazione.
Il privato ha la possibilità di far consultare la documentazione o nel luogo di conservazione dell'archivio o depositandola presso l'Archivio di Stato competente o tramite riproduzione fotografica degli stessi documenti, in osservanza comunque a quanto prescritto in merito dal r.d. 2 ott. 1911, n. 1163 (artt. 85, 105, 107) relativamente alle cautele da usare per evitare danneggiamenti o dispersioni del materiale archivistico.
Chi accede agli archivi è tenuto all'osservanza delle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - 19 dicembre 2018. L'obbligo di osservanza delle Regole deontologiche sussiste indipendentemente dal fatto che gli archivi consultati siano dichiarati di interesse culturale.
Richieste di informazioni su archivi non dichiarati di interesse storico o altra documentazione archivistica
Il personale della Soprintendenza può fornire informazioni sulla consultazione di archivi, documenti, libri e biblioteche non dichiarati di interesse culturale, inviando un messaggio all'indirizzo sab-cal[at]cultura.gov.it. Sarà dato seguito soltanto alle richieste di informazioni che siano sufficientemente dettagliate, attinenti alla documentazione ed ai servizi dell'ufficio e che riportino con chiarezza nome, cognome e indirizzo del richiedente.
Limiti alla consultazione
Ai sensi degli artt. 122-127 del d.lgs 42/2004, sono sottratti dalla consultazione:
- i singoli documenti dichiarati di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, per i quali sia stata emessa la declaratoria di riservatezza dal Ministero dell'interno, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti i dati sensibili e i dati giudiziari che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data. Per dati sensibili si intendono quelli idonei a rivelare l'origine etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico, sindacale. Sono dati giudiziari i dati personali idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato o a rivelare la qualità di imputato o indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del Codice di procedura penale;
- i documenti contenenti i dati riguardanti la salute, la vita sessuale e situazioni particolarmente riservate che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data.
L'eventuale autorizzazione alla consultazione di materiale di natura riservata o dichiarata tale è di competenza del Ministero dell'Interno per il tramite della Prefettura competente per territorio (la Soprintendenza è disponibile per assistenza ove necessario).
I privati proprietari possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse culturale possono, inoltre, porre la condizione di non consultabilità per tutti o parte dei documenti dell'ultimo settantennio.
In ogni caso, dati personali presenti negli archivi sono sottoposti alla normativa vigente, in particolare il Regolamento Ue 2016/679, noto come General Data Protection Regulation (GDPR). Per un opportuno trattamento dei suddetti dati si rinvia alla Guida alla protezione dei dati personali per gli archivi, a cura dell’European Archives Group.
