I furti e le sparizioni di documenti e libri sono purtroppo frequenti; quelli più antichi sono infatti molto ricercati, sia da semplici appassionati, sia da ladri professionisti che tentano poi di rivenderli a collezionisti o più banalmente nei piccoli mercatini locali.
Per quanto riguarda i documenti, mentre chi compie il furto o rivende il bene ne ricava solitamente un guadagno molto modesto (sono rarissimi i casi di documenti di grande valore), il danno per la collettività è enorme. Un archivio, pubblico o privato, mancante di alcuni dei suoi documenti è infatti irrimediabilmente menomato nel proprio valore storico e culturale.
Esistono due tipologie di sottrazione di beni archivistici: il furto di uno o più documenti particolari, a volte su commissione, all’interno di fondi archivistici di un certo valore e interesse, oppure l’asportazione massiccia di intere serie documentarie, anche di scarso valore, che poi saranno sottoposte a selezione o a vendita diffusa.
In entrambi i casi il furto è reso possibile o quantomeno agevolato dall’insufficiente sorveglianza esercitata sul materiale archivistico. Un archivio ben gestito, che conserva i documenti in locali idonei, chiusi e sorvegliati, con corrette procedure per la consultazione riduce sensibilmente i rischi di furto.
È inoltre fondamentale che il patrimonio archivistico sia ben conosciuto e quindi correttamente inventariato; ciò permette sia il controllo più preciso dei movimenti del materiale, sia, in caso di furto, una sicura identificazione e descrizione del pezzo mancante, agevolandone così il recupero.
Per ridurre notevolmente il rischio di sparizioni occorre attenersi a poche semplici regole:
- Censire e inventariare correttamente il patrimonio dell’archivio o della biblioteca.
- Conservare i beni in locali ben chiusi, dotati di sistemi di allarme e sorvegliati.
- Conservare i documenti e i libri antichi e rari in locali diversi da quelli destinati alla consultazione o ad altre attività, oppure, se ciò non è possibile, conservarli in armadi chiusi a chiave.
- Non consentire l’accesso ai depositi a persone estranee alla gestione dei beni o non adeguatamente qualificate.
- Identificare sempre con certezza le persone a cui è consentita la consultazione o, in caso di libri, il prestito e registrare l’elenco delle unità consultate o prestate.
- Garantire una sorveglianza costante dei documenti e dei libri durante la consultazione (anche con sistemi video).
- Evitare ogni uscita, anche temporanea, dei documenti e dei libri rari dai locali dell’archivio e della biblioteca; ed ogni forma di prestito, ad eccezione del prestito per mostre o esposizioni, preventivamente autorizzato dalla Soprintendenza.
- Sottoporre a verifica periodica il materiale, in particolare quello conservato in depositi decentrati o di non frequente consultazione.
Nel caso in cui, nonostante tutte le precauzioni, si verificasse un furto è necessario avvertire immediatamente sia la Soprintendenza Archivistica, sia il Comando Carabinieri per la Tutela del Patrimonio Culturale di competenza. Soltanto una segnalazione tempestiva può consentire l’eventuale recupero dei documenti scomparsi.
