Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Calabria

Linee guida  per il prestito temporaneo di opere e documenti per mostre

Normativa di riferimento: "Codice dei beni culturali e del paesaggio", art. 48 (mostre in Italia), art. 66 (mostre all’Estero)

Le procedure differiscono a seconda che le mostre si tengano nell’ambito del territorio nazionale oppure all’estero. In entrambi i casi -per mostre promosse dal Ministero oppure, con la partecipazione statale, da enti ed istituti pubblici- l’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione dei relativi rischi da parte dello Stato.

Procedura per il prestito in ambito nazionale

Tutti i prestiti sono soggetti ad autorizzazione dall’autorità preposta alla tutela.

L’Istituto organizzatore della mostra deve inviare, almeno 4 mesi prima della data di inaugurazione della mostra, la richiesta di prestito  corredata della seguente documentazione:

1. titolo, sede e date di programmazione della mostra;
2. progetto scientifico e organizzativo;
3. elenco completo e definitivo della documentazione  richiesta, corredato da segnatura di collocazione;
4. dichiarazioni  concernenti l’allestimento e le misure di sicurezza della sede espositiva;
5. autorizzazione, se necessaria, degli eventuali eredi o aventi diritto per i documenti richiesti;
6. assicurazione da chiodo a chiodo;
7. manifestazione di disponibilità a fare eseguire a suo carico, se richiesta, una copia fotografica in scala 1:1 da collocarsi in luogo dell’originale;
8. generalità e referenze della ditta specializzata incaricata dei procedimenti di imballaggio, movimentazione e trasporto dei beni.

Inoltre, da allegare, qualora vi fosse la necessità di  un  intervento di restauro prima del prestito, la manifestazione di disponibilità del richiedente  ad effettuare a proprio carico le spese di restauro.

L’affidamento della documentazione può aver luogo solo dopo la consegna della polizza di assicurazione in originale, la cui copia deve essere già trasmessa all’atto dell’avvio delle pratiche per le necessarie autorizzazioni.

Ottenute l’ autorizzazione richiamata si potranno avviare le operazioni di consegna dell'opera.

1. All'atto della consegna della documentazione dovrà essere redatto un verbale con la partecipazione di un rappresentante dell'ente di pertinenza, di un rappresentante dell'ente richiedente appositamente delegato e di un rappresentante della Soprintendenza competente in detto verbale di consegna si farà analitica descrizione dello stato di conservazione dell'opera stessa, corredata da opportuna documentazione fotografica. Esso sarà firmato in triplice copia contestualmente da tutti gli intervenuti che ne riterranno una copia per i rispettivi Enti rappresentanti.
2. L'imballaggio della documentazione sarà eseguito da parte di impresa specializzata di fiducia dell'ente di pertinenza e della Soprintendenza a cura e spese dell'ente richiedente.
3. A cura e spese dell'Ente richiedente la documentazione dovrà essere assicurata contro i rischi presso una compagnia di fiducia dell'Ente di pertinenza. L'assicurazione sarà del tipo "da chiodo a chiodo" che assume cioè ogni rischio dal momento in cui l'opera viene tolta dalla sua collocazione originaria fino alla sua avvenuta ricollocazione nel medesimo posto. Qualora l'Ente di pertinenza o la Soprintendenza ne ravvedano la  necessità, la documentazione dovrà essere accompagnata, sia nella consegna, sia nella riconsegna, a spese dell'Ente richiedente, da persona qualificata designata dal Superiore competente.
4. Al momento della riconsegna della documentazione da parte dell'Ente richiedente, sarà redatto apposito dettaglio verbale di riconsegna alla presenza di un rappresentante dei medesimi Enti che hanno assistito alla consegna. In caso di constatazione di danni si richiederà l'immediato intervento della Compagnia assicuratrice per l'esecuzione degli adempimenti stabiliti. Il verbale di riconsegna sarà firmato contestualmente da tutti i rappresentanti che ne riterranno una copia per i rispettivi enti.
5. Nel caso in cui prima del prestito o all'atto della riconsegna si rendessero necessari lavori di restauro o di consolidamento della documentazione per garantire il trasferimento o per ovviare ad eventuali danni subiti, i necessari provvedimenti saranno eseguiti a cura e spese dell'Ente richiedente, sotto il controllo della Soprintendenza competente.

Procedura per il prestito all’estero

In questo caso il rilevante interesse culturale della manifestazione è la condizione necessaria per l’autorizzazione dell’uscita temporanea dall’Italia dei beni culturali, assieme alla garanzia della loro integrità e sicurezza (Codice dei beni culturali e del paesaggio, art.66). Il Ministero può, a richiesta dell’interessato, dichiarare il rilevante interesse scientifico o culturale della manifestazione, anche ai fini dell’applicazione delle agevolazioni fiscali previste dalla normativa (Legge 512/1982).

1. L’organizzatore della mostra ha l’obbligo di denunciare all’Ufficio Esportazione i beni che intende esportare, indicando per ciascuno di essi il valore venale e il responsabile della custodia all’estero, al fine di ottenere il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea (Codice dei beni culturali e del paesaggio, art.71)
2. L’Ufficio esportazione valuta la congruità del valore complessivo indicato all’organizzatore e rilascia o nega, con parere motivato, l’attestato di circolazione temporanea avviando contestualmente, in quest’ultimo caso, il procedimento di dichiarazione d’interesse culturale. Il termine per il rientro dei beni oggetto del prestito non può mai essere superiore a 18 mesi.
3. Nel caso i beni non appartengano allo Stato o ad enti pubblici, l’organizzatore garantisce l’uscita temporanea dei beni culturali tramite versamento di una cauzione, anche in forma di polizza fideiussoria, per un importo pari o superiore del dieci per cento al valore del bene.