LO SCARTO ARCHIVISTICO
L'individuazione del materiale documentario da scartare è un'operazione delicata, da effettuarsi con la dovuta attenzione e con il controllo dei dirigenti responsabili dell’ente, subordinata comunque, in base all'art. 21, comma 5 del Decreto Legislativo 42\2004 all'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica.
In linea generale va tenuto presente che, quanto più in passato l'archivio ha subito dispersioni o scarti indiscriminati, tanto più le operazioni di selezione del materiale da eliminare andranno eseguite con prudenza e oculatezza. In caso di dubbi sul materiale da proporre per l'eliminazione si consiglia di consultare preventivamente la Soprintendenza Archivistica.
Gli atti compresi nell’archivio storico (pratiche esaurite da oltre 40 anni) non sono di regola proponibili per lo scarto, salvo diverse specifiche indicazioni della Soprintendenza Archivistica.
Il procedimento di autorizzazione
L'eliminazione di documenti di archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale è soggetta alla preventiva e vincolante autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica, secondo quanto disposto dall'art. 21, c. 1, lett. d), del d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (“Codice dei beni culturali e del paesaggio”).
Il procedimento di scarto si svolge secondo le seguenti fasi:
L'ente che propone lo scarto deve compilare un elenco dettagliato della documentazione da scartare, che deve contenere almeno i seguenti dati:
• tipologia dei documenti proposti per lo scarto sufficientemente dettagliata riportandone eventualmente anche la classificazione;
• estremi cronologici;
• numero dei pezzi: buste, registri, scatole etc.;
• peso approssimativo;
• motivazione dello scarto;
• metri lineari della documentazione di cui si propone lo scarto.
L'elenco, sottoscritto dall'archivista che lo ha predisposto, deve essere trasmesso alla Soprintendenza allegato a nota firmata del dirigente o altro soggetto responsabile dell'ente, nonchè per gli enti pubblici ad atto deliberativo o determina dirigenziale che motivi la decisione allo scarto.
La Soprintendenza ha l'obbligo di concludere il procedimento, entro 60 giorni dalla ricezione della richiesta, fatte salve le richieste di maggiori informazioni sulla proposta di scarto, che interrompono il termine del procedimento.
L'autorizzazione allo scarto può essere totale o parziale. In questo caso nella risposta della Soprintendenza dovranno essere motivate le ragioni di esclusione dallo scarto dei documenti indicati.
Dopo aver ottenuto l'autorizzazione allo scarto, l'ente che lo ha proposto individuerà in proprio le modalità più opportune per la cessione ed eliminazione della documentazione, come previsto dal DPR 8 gennaio 2001 n.37, con la possibilità di rivolgersi alla Croce Rossa Italiana o alle organizzazioni di volontariato, ovvero ad una Ditta privata, autorizzata a svolgere il servizio di trasporto, smaltimento o recupero ai sensi del D.Lgs. n. 152/2006.
E' tuttavia necessario garantire la distruzione, con qualunque mezzo ritenuto idoneo, della documentazione da eliminare, allo scopo di impedirne usi impropri, con particolare attenzione ai documenti contenenti particolari categorie di dati personali a cui fa riferimento l’art.9 del Reg. UE 4 maggio 2016 n. 679(i dati sensibili).
Il verbale di avvenuta distruzione degli atti deve riportare: l'autorizzazione concessa dalla Soprintendenza, il numero ed il peso complessivo dei pezzi da eliminare, la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato della distruzione dei documenti a non farne un uso diverso evitando la comunicazione dei dati in essi contenuti.
Copia del verbale di avvenuta distruzione degli atti deve, infine, essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.
