Archivi privati
La Soprintendenza Archivistica può far trasportare e temporaneamente custodire in archivi pubblici (solitamente in un Archivio di Stato) gli archivi o i documenti privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, al fine di garantirne la sicurezza e assicurarne la conservazione (art. 43, c. 1, del d.lgs. n. 42/2004).
Analogamente enti, associazioni e persone private possono chiedere di consegnare in deposito gli archivi di loro proprietà e possesso, purché sia riconosciuto e dichiarato il loro rilevante interesse, presso un archivio pubblico (anche in questo caso solitamente un Archivio di Stato) al fine di garantirne una migliore conservazione.
Il servizio viene regolato da una convenzione che, nel caso di pubblici enti, comprende anche una partecipazione nella spesa di gestione. Al contrario, gratuito è il comodato dei privati, ma non può risultare inferiore ad un quinquennio, rinnovabile per altri periodi di pari durata (art. 44 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio).
La normale procedura per il comodato di un archivio prevede:
- richiesta indirizzata alla Soprintendenza da parte del proprietario, corredata da dichiarazione di voler dare in comodato il proprio archivio e dalla descrizione o elenco di consistenza dell’archivio stesso.
- parere dell’Archivio di Stato ricevente.
- redazione di una bozza di convenzione fra le parti.
- trasmissione alla Direzione Regionale della richiesta, con parere della Soprintendenza e bozza di convenzione.
- provvedimento autorizzativo della Direzione Regionale.
- stipula della convenzione di comodato tra il proprietario e l’Archivio di Stato.
Archivi di enti pubblici presso Archivi di Stato
la Soprintendenza Archivistica può richiedere il deposito coattivo presso un Archivio di Stato degli archivi o documenti di enti pubblici, al fine di garantirne la sicurezza e assicurarne la conservazione accertato un effettivo e immediato pericolo per l’archivio(art. 43, c. 1 bis, del d.lgs. n. 42/2004).
Gli enti pubblici proprietari dell’archivio possono richiedere il deposito presso un Archivio di Stato (art. 44, c. 5).
Gli Archivi di Stato possono ricevere in deposito l’archivio, previo parere positivo della Soprintendenza e successivo assenso della Direzione Regionale. Le spese di conservazione e custodia specificamente riferite ai beni depositati sono a carico degli enti depositanti, salvo che le parti abbiano espressamente previsto che le spese medesime siano, in tutto o in parte, a carico del Ministero, anche in ragione del particolare pregio dei beni e del rispetto degli obblighi di conservazione da parte dell’ente depositante.
La normale procedura per il deposito di un archivio pubblico prevede:
- richiesta indirizzata alla Soprintendenza da parte dell’ente proprietario, corredata da atto deliberativo attestante la volontà di depositare l’archivio e dalla descrizione o elenco di consistenza dell’archivio stesso;
- parere dell’Archivio di Stato ricevente;
- redazione di una bozza di convenzione fra le parti;
- trasmissione alla Direzione Regionale della richiesta, con parere della Soprintendenza e bozza di convenzione;
- provvedimento autorizzativo della Direzione Regionale;
- stipula della convenzione di deposito tra l’ente proprietario e l’Archivio di Stato.
