Lo spostamento, anche temporaneo dei beni culturali mobili compresi gli archivi storici e di deposito è soggetto ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (D.Lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera b). Anche Il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell'articolo 13, sia che comporti o non comporti uno spostamento, rientra tra gli interventi soggetti ad autorizzazione della Soprintendenza archivistica (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera e).
La disposizione si applica anche:
- all'affidamento a terzi dell'archivio (outsourcing), ai sensi del d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 1, lettera e
- al trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, nell'ottica della conservazione permanente sia del documento sia del contesto archivistico.
Lo spostamento degli archivi correnti non è soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunicato alla Soprintendenza per consentirle la funzione di vigilanza sul bene. Quando lo spostamento avviene in seguito al trasferimento di dimora o di sede del detentore dell'archivio, deve essere denunciato preventivamente e il Soprintendente può prescrivere misure conservative a tutela del bene (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, c. 2).
La norma trova applicazione anche nei seguenti casi, regolati dal’art. 44, commi 1 - 5, del D. Lgs. 42/2004:
- deposito di archivi di enti pubblici presso altri enti pubblici e presso Archivi di Stato;
- comodato di archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante presso Enti pubblici e presso Archivi di Stato;
- affidamento a terzi della gestione del proprio servizio archivistico (outsourcing)
L'acquisizione in comodato da parte degli Archivi di Stato, di archivi privati di particolare pregio, per consentirne la fruizione da parte della collettività (d.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 44, c. 1-4) è soggetta ad autorizzazione del Ministero, che ai sensi del D.P.R. 26 nov. 2007, n. 233, art. 17, c. 3, lettera m, deve essere rilasciata dal Direttore regionale competente territorialmente su proposta della Soprintendenza archivistica.
La Soprintendenza istruisce inoltre il procedimento di deposito di archivi di enti pubblici presso gli Archivi di Stato la cui autorizzazione è rilasciata dalla Direzione generale per gli archivi (D.lgs 22 gen. 2004, n. 42, art. 44, c. 5). Tale deposito è in genere regolato mediante convenzione tra l'Archivio di Stato e l'ente depositante.
