Termine del procedimento di autorizzazione: 120 giorni
I progetti di digitalizzazione di beni archivistici e librari devono essere autorizzati dalla Soprintendenza, ai sensi dell'art. 21 commi 4-5 del d.lgs 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio).
La digitalizzazione può riguardare sia beni riconosciuti di particolare interesse storico e culturale, sia materiali dellì'archivio storico, di deposito o di uso corrente.
Prima di dare avvio ad un progetto di digitalizzazione è bene fare una preliminare analisi della fattibilità tecnica dell'intervento e del rapporto costi/benefici. In particolare si dovrà valutare attentamente per quali materiali sia utile una copia digitale, considerando, ad esempio, i seguenti fattori:
- la frequenza di richiesta da parte di operatori interni e/o utenti esterni
- l'unicità e la rarità del bene
- la possibilità di fruizione on-line da parte di un pubblico più ampio
- l'utilizzo per fini di ricerca storica e scientifica
Prima di dematerializzare documenti e/o beni librari è necessario che gli stessi siano descritti secondo i parametri standard della discplina di riferimento. .
La digitalizzazione di documenti d'archivio, fotografie, libri o altri materiali non è una semplice acquisizione di scansioni o copie immagine digitali, ma deve essere un processo ben strutturato che consenta di riprodurre, nel modo più fedele possibile, un bene archivistico e/o librario in ambiente digitale, acquisendo, oltre alle immagini, tutte le informazioni che lo descrivono e lo contestualizzano, al fine di permetterne la fruizione in modo agevole ed efficace.
È quindi fondamentale avere un progetto ben definito in merito a dove e da chi saranno realizzate e conservate le risorse digitali, quali chiavi di accesso saranno richieste, chi potrà consultare la banca dati e secondo quali modalità.
Pertanto, il progetto di digitalizzazione deve:
- Descrivere gli strumenti hardware per l'acquisizione delle immagini (scanner, macchine fotografiche, ecc…), che dovranno essere utilizzati da operatori dotati di un'adeguata formazione.
- Specificare i formati delle immagini digitali. Si consiglia di acquisire le immagini originali, dette anche "immagini master", in un formato non compresso ad alta definizione (ad. es. TIFF), per garantire la migliore conservazione a lungo termine, e, in seguito, generare copie in altri formati a bassa risoluzione (es. JPEG, PDF), per la consultazione interna o la divulgazione nel web.
- Definire i dati da associare ai singoli file creati durante la digitalizzazione. Questi dati, chiamati tecnicamente "metadati", devono contenere gli elementi descrittivi relativi ad ogni singola immagine, in modo tale da renderla individuabile e ricercabile, e le informazioni che la collocano nel suo contesto originario. I metadati dovranno essere descrittivi, metadati tecnici, metadati amministrativi e gestionali.
- Descrivere il sistema di conservazione delle immagini, comprese tutte le misure di backup e disaster recovery che saranno adottate.
- Specificare quale sarà il sistema utilizzato per la gestione e la visualizzazione delle immagini, sia da parte degli operatori interni, sia da parte di eventuali utenti esterni. Si potranno utilizzare appositi software di gestione, CMS on-line e i portali appositamente progettati dal Ministero e/o altri Istituti e Enti pubblici.
