La vendita o il commercio di archivi o singoli documenti o beni librari, indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto, sono attività delicate poiché possono coinvolgere anche beni culturali sottoposti a tutela. La normativa vigente sottopone il commercio di documenti storici alla vigilanza delle Soprintendenze archivistiche e bibliografiche, che possono avvalersi della collaborazione del Comando Carabinieri Tutela Patrimonio Culturale.
Per evitare di compiere, anche involontariamente, azioni contrarie alla legge e di incorrere in sanzioni, è opportuno agire con particolare cautela, attenendosi alle norme generali qui di seguito indicate e rivolgendosi, ove ci fossero dubbi, alla Soprintendenza.
Sono vietati l’alienazione, la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica. Con tale definizione si devono intendere i documenti indirizzati ad un ente pubblico o di cui esso abbia acquisito, a qualunque titolo, la proprietà; sono invece esclusi i documenti pubblici diretti a soggetti privati. In pratica sono da considerare pubblici tutti i documenti che dovrebbero essere conservati in un archivio pubblico, indipendentemente dalle vicende che ne hanno mutato il possesso; ai sensi del d.lgs. n. 42/2004 rimangono infatti pubblici i documenti che erano originariamente parte di un archivio pubblico il cui ente proprietario abbia mutato natura giuridica (art. 13).
I documenti dello Stato e degli altri enti pubblici territoriali fanno parte del loro demanio culturale (art. 53) e, pertanto, appartengono al patrimonio culturale nazionale tutti i documenti di archivi pubblici e privati sottoposti a tutela.
I documenti delle persone giuridiche private senza fine di lucro, compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, non possono essere venduti senza preventiva autorizzazione (art. 56), anche in assenza di una dichiarazione di interesse storico (termine del procedimento di autorizzazione: 60 giorni).
Qualora i documenti pubblici o comunque tutelati ai sensi del D.Lgs. n. 42/2004 siano stati illecitamente alienati, sottratti o estratti dal loro archivio, gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono giuridicamente nulli (art. 164).
Per quanto riguarda il commercio, la vendita e l'esportazione di archivi, documenti e beni librari di proprietà privata, si vedano le seguenti sezioni:
