Il Manuale di gestione documentale, previsto dal paragrafo 3.5 delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, "descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi".
Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute "a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area Amministrazione trasparente".
Il Manuale di gestione di enti e istituti pubblici vigilati dalla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Calabria, deve essere preventivamente approvato dalla Soprintendenza, ai sensi del Codice dei beni culturali, D.lgs. 42/2004, articolo 21 commi 4-5.
Per l'approvazione del Manuale di gestione documentale, si richiede che siano presenti tra gli allegati al Manuale i seguenti documenti:
- Delibera di approvazione del Manuale (la delibera va prevista tra gli allegati, ma non dovrà essere trasmessa alla Soprintendenza per il procedimento di approvazione del Manuale)
- Funzionigramma con nomina del DPO e altre nomine
- Registrazioni particolari
- Piano di classificazione/Titolario
- Piano di fascicolazione
- Massimario di scarto/Piano di conservazione
- Manuale di conservazione
- Dichiarazione di adozione del Piano per la sicurezza informatica (il Piano non si deve pubblicare e inviare alla Soprintendenza)
- Regolamento per accesso agli atti
È, altresì, consigliata la presenza anche di questi allegati:
- Riferimenti normativi
- Glossario dei termini
- Linee guida per la gestione dell'archivio storico e di quello di deposito
- Elenco dei documenti che non serve protocollare
- Formati accettati
Scarica il Manuale di gestione del protocollo informatico e dell'archivio della Soprintendenza Archivistica e Bibliografia della Calabria
