PRESTITO PER MOSTRE ALL'INTERNO DEL TERRITORIO NAZIONALE
Gli enti pubblici (per i documenti di loro pertinenza) e i soggetti privati (per i beni dichiarati di interesse storico particolarmente importante o di eccezionale interesse bibliografico) hanno l'obbligo di richiedere l’autorizzazione al Ministero della Cultura per il prestito di beni librari e archivistici sul territorio nazionale (D.Lgs. n. 42/2004, art. 48).
Dal 2016, la Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Calabria espleta l’intero procedimento amministrativo — dall’istruttoria all’atto autorizzativo — per le manifestazioni culturali che si svolgono in Italia.
Tempi e Scadenze
- Termine del procedimento: 90 giorni.
- Invio della richiesta: L’istanza deve essere inoltrata almeno 4 mesi prima dell’inizio della manifestazione alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Calabria.
Contatto PEC: sab-cal@pec.cultura.gov.it
Documentazione da presentare
Per avviare l'istruttoria, l'ente organizzatore o il prestatore deve inviare la seguente documentazione:
- Istanza di autorizzazione: Lettera ufficiale dell'istituto organizzatore con l'elenco delle opere e la garanzia del rispetto delle condizioni di sicurezza e conservazione.
- Lettera di consenso: Dichiarazione formale al trasferimento da parte dell’istituto prestatore/possessore (se diverso dall'organizzatore).
- Progetto scientifico: Illustrazione delle finalità della mostra e del percorso espositivo.
- Elenco dei beni: Lista dettagliata con indicazione di Autore, Titolo e Collocazione archivistica/bibliografica.
Scheda movimento bene culturale: Da compilare per ogni singola opera, indicando il responsabile della custodia (art. 48, c. 2) e il valore assicurativo (c. 4).
Nota tecnica: Le schede devono essere prodotte in formato PDF nativo e firmate digitalmente. Si prega di evitare scansioni di documenti cartacei per non rallentare l'iter amministrativo.
- Facility Report: Documento tecnico dettagliato della sede espositiva.
- Documentazione fotografica: Immagini (anche a campione) dei volumi o documenti da esporre.
- Polizza assicurativa: Copia del certificato con clausola "chiodo a chiodo".
- Modulo condizioni specifiche di prestito: Da sottoscrivere dalla Compagnia assicuratrice (se richiesto dal Direttore dell’istituto prestatore).
- Comunicazione di rientro: Obbligo di notificare alla Soprintendenza l'avvenuto rientro dei beni presso la sede abituale a conclusione della mostra.
Standard Conservativi Obbligatori
Al fine di garantire l'integrità del materiale, l'esposizione è soggetta ai seguenti parametri (Linee Guida IFLA):
| Parametro | Valore Ottimale |
|---|---|
| Temperatura | Tra 16° e 20° C |
| Umidità Relativa (UR) | Tra 50% e 60% |
| Illuminazione | Artificiale indiretta, max 50 lux |
| Protezione | Esposizione obbligatoria in teche protettive |
| Durata massima | 90 giorni (per preservare il supporto biologico e chimico) |
Disposizioni Particolari
- Opere di elevato valore: In conformità alla Circolare DG-BDA n. 7561 del 18/05/2021, per opere con valore assicurativo pari o superiore a € 300.000,00, la Biblioteca/Archivio deve obbligatoriamente possedere una copia di sicurezza ad alta definizione prima della movimentazione.
PRESTITO PER MOSTRE FUORI DAL TERRITORIO NAZIONALE
La richiesta di autorizzazione al trasferimento dei beni librari per mostre all’estero va indirizzata almeno 4 mesi prima dell’inizio della manifestazione (d.lgs. 42/2004, art. 48, c. 2) alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Veneto e del Trentino – Alto Adige all’indirizzo pec: mbac.sab-vta@mailcert.beniculturali.it
La documentazione da allegare è la stessa del prestito per mostre in Italia.
La Soprintendenza trasmetterà alla Direzione Generale Biblioteche e Diritto d’Autore – Servizio II unitamente al proprio parere tutta la documentazione e la Direzione generale deciderà se autorizzare il prestito valutando l’importanza della mostra, gli eventuali rischi per la conservazione dei beni e per quel che riguarda i beni statali anche le esigenze di fruizione pubblica. Una volta ottenuta l’autorizzazione, essa verrà inoltrata all’Ente richiedente e all’Ufficio Esportazione competente.
