L’esposizione temporanea di beni culturali (da non confondersi con il prestito per mostra disciplinato dall’art. 48 del Codice e per il cui iter si rimanda qui), potendo rappresentare un rischio per i beni stessi, è attività soggetta all’autorizzazione del Ministero della Cultura, tramite la competente Soprintendenza Archivistica e Bibliografica, in seguito alla verifica di adeguate condizioni di sicurezza del bene, sia durante l’esposizione, sia durante eventuali spostamenti.
L’autorizzazione all’esposizione deve essere chiesta dal soggetto proprietario o conservatore dei beni almeno 90 giorni prima dell’inizio ed è di norma accordata per un periodo di massimo 3 mesi; eventuali proroghe possono essere concesse previa richiesta di autorizzazione trasmessa almeno 30 giorni prima della data di inizio proroga.
La richiesta di autorizzazione deve essere inoltrata alla Soprintendenza ai seguenti indirizzi e deve essere corredata da allegati contenenti i seguenti dati e informazioni:
- Informazioni sull’esposizione (titolo, finalità, durata – data inizio e fine – e progetto culturale/scientifico)
- Elenco dei beni completo di adeguata descrizione sintetica di ogni singola opera (n. inventario, titolo, autore, luogo e anno di pubblicazione, stato di conservazione, stima del valore).
- Riproduzione fotografica di ogni unità da cui si evinca lo stato di conservazione di coperta, legatura, carta, ecc.
- Facility report del luogo espositivo (se diverso dalla sede di abituale conservazione) completo delle modalità tecniche di esposizione e conservazione dei beni (illuminazione, temperatura, umidità, contenitori espositivi, supporti, sistemi di allarme e sicurezza, personale di custodia, vigilanza)
- Nominativo del responsabile della custodia e dell’eventuale trasporto
- Sistemi e procedure dell’eventuale trasporto
Se l’assicurazione del soggetto proprietario o detentore include già condizioni e garanzie applicabili anche ai locali individuati per l’esposizione e all’eventuale trasporto dei beni non è necessario stipulare un’ulteriore assicurazione. In caso contrario, copia della polizza o integrazione deve essere inviata alla Soprintendenza almeno 30 gg. prima dell’inizio dell’esposizione, al fine dell’ottenimento della prescritta autorizzazione.
