Termine del procedimento: 60 giorni
La procedura per l’autorizzazione allo scarto è la seguente:
- La biblioteca deve inviare formale richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza;
- La richiesta deve essere corredata dal verbale del direttore della biblioteca dal quale emergano le motivazioni che inducono allo scarto, coerenti con le caratteristiche specifiche della biblioteca e delle sue raccolte;
- Alla richiesta deve essere allegato l'elenco dei beni bibliografici che si intendono scartare. L’elenco dovrà esser redatto in formato foglio di calcolo (non utilizzare l'estensione .csv), in cui le varie voci (titolo, autore, luogo di edizione, anno di edizione, codice ISBN o ISSN, numero di inventario, collocazione, motivazione dello scarto e riscontro della presenza in OPAC nazionale e locale) siano inserite ciascuna in apposito campo.
Per i periodici si dovrà indicare anche la consistenza (in termini di annate, volumi, fascicoli).
Apposito elenco a parte andrà predisposto per i materiali audiovisivi, specificandone il supporto (DVD, VHS, CD, CD-ROM).
A ciascuna biblioteca è consentito sottoporre direttamente l’elenco dei beni bibliografici che si intendono scartare alla Soprintendenza. Tuttavia, ai fini di garantire un migliore e più articolato sviluppo delle collezioni sui territori, ciascuna biblioteca è altresì invitata a voler sottoporre preventivamente i propri elenchi di scarto alla biblioteca deputata a garantire il deposito legale degli stampati nella provincia di riferimento (come da D.M. 10 dicembre 2009).
Si riicorda che, come stabilito dalla Legge n. 241/1990 art. 20 comma 4, non è in nessun caso applicabile la norma del silenzio-assenso. L'autorizzazione allo scarto di materiale librario deve essere fornita esplicitamente e formalmente.
Perché lo scarto di una risorsa sia autorizzato, la circolare n. 102 del 27/09/2016 della Direzione Generale Biblioteche e Istituti Culturali del Ministero MIC, stabilisce condizioni precise, tra le quali la necessità di individuare almeno 5 localizzazioni negli OPAC italiani, di cui almeno 1 nella regione Lombardia.
La circolare n. 17 del 21/12/2017 stabilisce che la data di pubblicazione non deve essere antecedente a 70 anni e che è necessario autorizzare lo scarto di biblioteche sottoposte a tutela, anche nel caso di patrimoni esigui o correnti.
Per ulteriori delucidazioni, si rinvia alla pagina della Direzione Generale Biblioteche e diritto d'autore dedicata allo scarto, e in particolare alla pagina dedicata al decreto 6 novembre 2013.
La Soprintendenza archivistica e bibliografica ha facoltà di effettuare in qualsiasi momento verifiche dirette sul materiale di cui si propone lo scarto e di effettuare ispezioni ai sensi dell’art. 19 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio.
