Il prestito di beni bibliografici in occasione di mostre ed esposizioni temporanee nel territorio italiano o all’estero è normato del Codice, art. 48. Potendo rappresentare un rischio per i beni stessi, pertanto, il prestito e l’esposizione di materiale bibliografico tutelato sono attività soggette all’autorizzazione del Ministero della Cultura.
Mostre sul territorio nazionale
Il prestito e l’esposizione temporanei di materiale bibliografico non statale in occasione di mostre sul territorio nazionale sono autorizzati dalla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica, in seguito alla verifica di adeguate condizioni di sicurezza del bene, sia durante l’esposizione, sia durante gli spostamenti.
L’autorizzazione al prestito e all’esposizione deve essere chiesta dal soggetto proprietario o conservatore dei beni almeno 90 giorni prima dell’inizio del prestito. L’esposizione in mostra è di norma accordata per un periodo massimo di 3 mesi; eventuali proroghe possono essere concesse previa richiesta di autorizzazione trasmessa almeno 30 giorni prima della data di inizio proroga.
La richiesta di autorizzazione, inoltrata alla Soprintendenza dall’Ente prestatore ai seguenti indirizzi sab-cal@cultura.gov.it oppure sab-cal@pec.cultura.gov.it;, deve essere corredata da allegati contenenti i seguenti dati e informazioni:
- Richiesta dell’Ente organizzatore della mostra, completa di ragione sociale e recapiti del soggetto organizzatore della mostra
- Informazioni sulla mostra (titolo, finalità, durata – data inizio e fine – e progetto culturale/scientifico)
- Elenco dei beni completo di adeguata descrizione sintetica di ogni singola opera (n. inventario, titolo, autore, luogo e anno di pubblicazione, stato di conservazione, stima del valore). Per comodità è possibile scaricare qui la scheda conservativa
- Riproduzione fotografica di ogni unità da cui si evinca lo stato di conservazione di coperta, legatura, carta, miniature, ecc.
- Facility report del luogo espositivo completo delle modalità tecniche di esposizione e conservazione dei beni (illuminazione, temperatura, umidità, contenitori espositivi, supporti, sistemi di allarme e sicurezza, personale di custodia, vigilanza)
- Nominativo del responsabile della custodia e del trasporto
- Sistemi e procedure di trasporto
L’autorizzazione al prestito temporaneo è inoltre subordinata all’assicurazione dei beni da parte del richiedente il prestito, nella misura del valore indicato per la singola opera, previa verifica della sua congruità da parte della Soprintendenza. Il valore indicato in polizza deve corrispondere a quello indicato e dettagliato al singolo pezzo (non complessivo di tutti i beni assicurati). Una copia completa della polizza assicurativa (certificato e condizioni) deve essere tempestivamente (almeno 30 giorni prima dell’inizio del prestito) trasmessa alla Soprintendenza, a completamento della pratica, senza la quale non può essere emessa l’autorizzazione.
Mostre fuori dal territorio nazionale ed esportazione temporanea
Il prestito temporaneo di materiale bibliografico non statale per mostre fuori dal territorio nazionale e la conseguente esportazione temporanea dei beni sono autorizzati dalla Direzione Generale Biblioteche e Diritto d’Autore.
La procedura da seguire, la documentazione richiesta e la relativa modulistica sono reperibili sul sito internet della Direzione Generale
Come indicato nel documento, la procedura prevede che la richiesta di autorizzazione, con tutti gli allegati necessari, venga trasmessa dal soggetto proprietario o conservatore dei beni almeno almeno 4 mesi prima dell’inizio dell’evento (120 giorni) alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica territorialmente competente e sarà poi questa ad avviare l’istruttoria
