La digitalizzazione dell'attività amministrativa, cui puntano le recenti riforme per l'innovazione della Pubblica amministrazione, comporta la produzione di documenti informatici la cui conservazione a norma nel tempo è condizione essenziale della loro stessa utilizzazione. È essenziale per un ente pubblico che intenda intraprendere coerenti azioni e progetti di e-government, ricevere garanzie sulla persistenza nel tempo della documentazione prodotta in formato digitale. Tali garanzie possono darsi solo all’interno di un processo di ininterrotta custodia in cui siano ben individuate non soltanto le infrastrutture e le componenti tecnologiche proprie del sistema di conservazione, ma anche le professionalità, le procedure e le responsabilità dei singoli operatori.
Il problema problema dell’obsolescenza digitale deve essere affrontato in maniera seria fin da subito. I supporti di memorizzazione più comuni, magnetici e ottici, non hanno una durata illimitata e l’evoluzione degli strumenti informatici rende rapidamente obsolescenti sistemi di archiviazione e gestione; le nuove versioni dei programmi inoltre, che a volte non hanno adeguate compatibilità retroattive non permettono talvolta la lettura dei documenti a distanza di tempo così come l’evoluzione degli algoritmi di compressione dei dati necessitano della disponibilità del corrispettivo sistema di decodifica di cui va conservata memoria nel tempo.
Esistono diverse strategie elaborate negli anni per porre rimedio a queste forme di obsolescenza, oggetto di importanti studi, il più importante fra tutti il progetto Interpares, importante progetto internazionale dedicato alla continuità digitale. La sfida dell’archivista moderno secondo le riflessioni nate in questo ambito è quella di garantire una stabilizzazione fisica e tecnologica degli oggetti digitali e una protezione dei loro contenuti intellettuali tesa ad assicurarne una catena di conservazione continua, duratura, stabile, costante ed ininterrotta, senza un termine prestabilito.
Standard e linee guida
- ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System): Il modello OAIS nasce da un'iniziativa del Consultative Committee for Space Data Systems (Comitato consultivo per i sistemi dei dati spaziali) – CCSDS, il quale, a partire dalla metà degli anni Novanta, propose di sviluppare un modello di riferimento per un sistema informativo aperto per l'archiviazione. Nel giugno del 2000 il modello fu approvato e pubblicato come standard ISO in bozza. Dopo un periodo di riesame e di revisione, il modello di riferimento fu approvato nel gennaio 2002 come standard internazionale ISO 14721. La Regione Toscana ha messo a disposizione la traduzione italiana di una breve guida introduttiva al modello OAIS (file pdf – 279 KB), a cura di Brian F. Lavoie. La traduzione italiana dello standard è a cura di Giovanni Michetti, Open Archival Information System / Sistema informativo aperto per l’archiviazione, Roma, ICCU, 2007.
- ISO/IEC 27001:2005, Information technology - Security techniques - Information security management systems - Requirements: definisce i requisiti di un ISMS (Information Security Management System).
- UNI 11386:2010 : Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO). La norma definisce la struttura dell'insieme di dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva; in particolare, precisa e integra alcune disposizioni contenute nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, individuando gli elementi informativi necessari alla creazione dell'indice di conservazione (il cosiddetto "file di chiusura") e descrivendone sia la semantica sia l'articolazione per mezzo del linguaggio formale XML.L'obiettivo della norma è di consentire agli operatori del settore di utilizzare una struttura-dati condivisa al fine di raggiungere un soddisfacente grado d'interoperabilità nei processi di migrazione, grazie all'adozione dello Schema XML appositamente elaborato.
PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies) è il risultato dell'attività di un gruppo di lavoro internazionale costituito allo scopo di creare un modello di riferimento standard per la conservazione a lungo termine degli oggetti digitali, la gestione e lo scambio di metadati tra i repositories. Il PREMIS Working Group ha realizzato nel 2005 la prima versione del PREMIS Data Dictionary, contenente una panoramica generale di dati necessari all'attività della conservazione del digitale e linee guida utili alla creazione, all'uso e alla gestione delle risorse digitali.
Le pubbliche amministrazioni, secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale, realizzano i processi di conservazione all'interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati.
Il Conservatore accreditato è un soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza.
