Per documento informatico si intende il documento in formato digitale prodotto secondo modalità che garantiscano in esso la sussistenza dei requisiti di qualità, sicurezza, identificabilità dell'autore, integrità e immodificabilità del contenuto.
Il Codice dell'Amministrazione Digitale definisce il documento informatico come " rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti"
Le regole tecniche in materia, contenute nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, propongono per i documenti informatici una classificazione in rapporto alla modalità di produzione e specificano per ciascuna tipologia le operazioni che assicurano l’integrità e l’immodificabilità del suo contenuto e della sua forma. Il testo individua tre grandi categorie:
- documenti creati con gli applicativi di produttività individuale e i sistemi verticali;
- documenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico;
- registrazione su base informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi eseguiti sul computer oppure dalla rappresentazione telematica di dati attraverso moduli e formulari disponibili online.
Per ciascuna modalità di formazione del documento informatico sono identificate precise procedure per garantirne integrità e immodificabilità. Si prevedono, inoltre, modalità differenziate per la produzione di copie per immagine di documenti analogici, duplicati di documenti informatici, copie informatiche e analogiche di documenti informatici.
Per quanto riguarda i formati dei documenti è sempre consigliabile optare per formati standard aperti al fine di agevolare la conservazione a lungo termine dei documenti. L’utilizzo di un formato elettronico di proprietà esclusiva di un fornitore, caratterizzato da una aspettativa di vita breve, o che richiede il pagamento di royalties per l’uso del software di rappresentazione complica il processo di conservazione rendendo necessaria la migrazione verso formati standard, con la conseguente perdita degli originali.
L’Agenzia per l’Italia digitale - AGID istruisce e aggiorna, con periodicità almeno annuale, un repertorio dei formati aperti utilizzabili nelle Pubbliche amministrazioni e indica le procedure per la conversione dei files in tali formati.
Standard e linee guida
- ISO/IEC (International Electrotechnical Commission) 26300:2006 ODF, Open Document Format.
- ISO/IEC 29500 OOXML (Office Open XML): formato aperto proposto da Microsoft.
- ISO 19005-1:2005 PDF(A) Document Management: Electronic document file format for long preservation.
- ISO 32000-1:2008 PDF Document management - Portable document format.
- ISO 12639:2004 TIFF Graphic technology - Prepress digital data exchange - Tag image file format for image technology.
- ISO/IEC 10918-1:1994 JPEG Information technology - Digital compression and coding of continuous-tone still images: Requirements and guidelines.
- ISO/IEC 15444-1:2004 JPEG 2000 Information technology - image coding system: Core coding system.
- ISO/IEC 15445:2000 HTML Information technology - Document description and processing languages – HyperText Markup Language.
- W3C Recommendation XML Exstensible Markup Language, formato derivato dal SGML (ISO 8879).
Standard internazionali per la qualità della carta ai fini della sua durabilità
- UNI EN ISO 9706:2000 "Informazione e Documentazione. Carta per documenti. Requisiti per la permanenza".
- UNI 10332:2003 "Informazione e Documentazione. Carta per documenti. Requisiti per la massima permanenza e durabilità".
